Jakarta, CoreNews.id – PT Taspen (Persero) melakukan digitalisasi arsip yang terstruktur dan sistematis untuk meningkatkan tata kelola kearsipan yang baik.
Untuk memuluskan transformasi kearsipan itu, salah satu upaya yang dijalankan Taspen dengan belajar dari perusahaan yang sudah sukses melakukan pengarsipan dengan baik. Terbaru, Taspen melakukan kegiatan Benchmarking Kearsipan ke PT Timah Tbk, yang sudah meraih akreditasi dengan kualifikasi Istimewa (AA) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun 2023.
Dari kegiatan tersebut, Taspen belajar meningkatkan tata kelola kearsipan sehingga pengarsipan dapat dilakukan lebih efisien melalui digitalisasi, meningkatkan aksesibilitas, keamanan, dan ketahanan arsip, serta mengurangi biaya penyimpanan fisik dan perawatan dokumen.
Plt. Corporate Secretary Taspen, Pudiastuti Citra Adi menyatakan, pihaknya meyakini bahwa proses pengarsipan merupakan elemen kunci untuk memastikan bahwa informasi yang diterima peserta akurat dan lengkap.
“Dengan belajar dari yang terbaik, Taspen dapat secara langsung mengamati proses pengelolaan arsip, baik konvensional maupun digital di PT Timah Tbk,” tuturnya dalam siaran pers, Kamis (21/8/204).
Dalam kegiatan ini, tim kearsipan Taspen mengunjungi record center PT Timah Tbk untuk mempelajari proses dan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan di sana.
Sementara itu, Kepala Bidang Komunikasi Perusahaan PT Timah Tbk, Anggi Siahaan, mengatakan, pihaknya terus melakukan pembenahan dan penyesuaian dalam pengelolaan arsip agar keamanan dan keselamatan arsip tetap terjaga, sesuai dengan standar yang ditentukan oleh perka ANRI.
“Kami telah menerapkan arsip digital, dan dengan adanya akreditasi dari ANRI, kami wajib mengikuti semua standar yang ditetapkan, mulai dari pengelolaan, penyimpanan, pengawasan, hingga pembinaan,” jelasnya.
Pedoman dan standar pengelolaan kearsipan diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Indikator penilaian dalam akreditasi kearsipan meliputi Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan Arsip, SDM Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan, serta Organisasi Kearsipan. Akreditasi kearsipan ini dapat menjadi tolok ukur mutu dan kelayakan terhadap unit kearsipan.
Arsip yang dikelola Taspen meliputi Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Vital (seperti Arsip Peserta Taspen), serta Arsip Statis. Terdapat sekitar 6,7 juta arsip peserta Taspen yang tersimpan di seluruh kantor cabang.
Untuk meningkatkan efisiensi, Taspen telah menerapkan digitalisasi terhadap arsip-arsip klaim peserta sejak tahun 2011 melalui ELO (Electronic Leitz Ordner), yang memungkinkan pengajuan klaim dilakukan secara daring tanpa perlu datang ke kantor cabang.
“Saat ini, Taspen sedang melengkapi kriteria penilaian berdasarkan hasil Pra-Akreditasi Kearsipan oleh ANRI pada tahun 2019,” ungkap Pudiastuti.
